La administración Confiable

Moviéndose…

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Este blog desaparecerá pronto, si desean continuar leyendo lo que aquí se escribe, lo he cambiado de dirección.

Gracias.

Cómo conciliar las malas actitudes en el trabajo

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Hoy en la mañana discutía con mi superior inmediato acerca de las actitudes laborales y como estas afectan las relaciones de trabajo a niveles muy complejos. El complicado mundo de las emociones humanas es tan colorido que no hay cabida para las mentes cuadradas y las exigencias automáticas.

No puedes cambiar el humor y el carácter de una persona tan fácilmente, solo puedes pedirle que adopte una política personal más tolerante o inclusiva dentro de los límites de su comportamiento, o llegar a un acuerdo para el cese de sus labores si su actitud no te sirve de mucho, tampoco debes evitar sentir – pero si evitar actuar en base a ello – la culpa de ver a un buen elemento convertido en un problema, porque significa que algo hiciste mal en tu proceso de relacionamiento con él. Haz de recordar que tú también eres humano presa de las mismas emociones.

No se vale el dispendio descarado de las malas actitudes bajo la premisa de un puesto de mayor peso, ya que se supone que las reglas y políticas son para todos, es decir, son incluyentes de principio a fin. Nadie escribe una regla esperando romperla, aunque exista ese contrato invisible y cobarde de hacerla a un lado en cuanto sea incómodo.

¿Qué hacer con un elemento que presenta una mala actitud?

De buena gana, lo primero que se debería hacer es dialogar con esa persona. Digo esto usando la frase “buena gana” porque significa que no se pretende regañar o intimidar al empleado. Un dialogo franco, abierto y sencillo, el cual, para que se de, significa que primero se debe generar confianza. Es decir, para poder exigir, primero hay que enseñar y dar el ejemplo.

En segundo lugar, hay que proporcionar oportunidades para demostrar lo contrario y quizá hasta un poco de ayuda profesional. En nada sirve una respuesta plana como “Está bien jefe, me portaré mejor”, es una respuesta fría, llena probablemente de rencor, amargura, sufrimiento, recelo o tal vez simple aburrimiento ¿Has hecho algo por esa persona que se portó mal? ¿Y por qué se portó mal? Hay que verlo nuevamente en el accionar laboral, darle un espacio para resarcirse o confirmar nuestra sospecha sobre su mala actitud.

Es irresponsable decir simplemente “¡Ánimo, tu puedes!” si no le hemos dado la oportunidad o lo asfixiamos, así que en tercer lugar, hay que darle tiempo para reflexionar y mejorar. Estando siempre al pendiente de él, sin caer en el excesivo juego de estarlo llamando o corrigiendo todo el tiempo. La motivación no siempre viene en palabras, a veces la gente sólo necesita estar solo un tiempo y reflexionar sobre sus acciones para volver al ataque.

En cuarto lugar, hay que darle reconocimiento y oportunidades de crecimiento, porque seguramente en la carencia de esos elementos, es en donde radica la mayor parte de su inconformidad y, por consiguiente, su mala actitud.

Después de todo, hay personas que en su actitud reflejan sus principios y creencias, es muy posible que simplemente nos esté diciendo con ello que ya no esta dispuesto a apoyar en su actual posición, pero le cuesta trabajo abandonar la plaza que este ocupando, si ese es el caso, quizá en lugar de un despido, sea necesaria una reubicación o un cambio de actividades. Si después de todo esto, aun presenta alguna mala actitud y es reacio al cambio, quizá sea el momento de hablar con él sobre su baja tratando siempre de hacerle entender que es su actitud lo que no está cooperando al logro de los objetivos.

Hablo de esto, porque veo incontables autoridades llegar muy tarde o a veces ni siquiera aparecerse, pero desvivirse en insultos o amenazas para un subordinado que ha llegado unos minutos tarde. Digo esto, porque observo directivos y dueños de empresas llegar vestidos como se les antoje, pero reclamar al más mínimo descuido en el uniforme de trabajo ¿Somos o no somos parejos? La respuesta es NO SIEMPRE, PERO DEBERÍAMOS, y ahí es dónde “tuerce el rabo la marrana” como bien decía mi sabia abuela.

La junta, el “patito feo” de la organización

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Las juntas o “meetings” fueron en principio una excelente forma de comunicar las ideas y decisiones tomadas dentro de la organización. Sin embargo, a lo largo de los años y conforme la organización se va haciendo vieja, los meetings se han convertido en un instrumento de adiestramiento, intimidación y sometimiento, perdiendo así su propósito original; lo que es más, la triste realidad es que la mayoría de sus empleados no se encuentran a gusto ahí dentro, sin importar cuánto crea usted que los ha motivado con su excelente discurso.
Las nuevas tecnologías además, ofrecen excelentes vías de comunicación y alternativas interesantes para diversificar el alcance de un meeting, pero de eso hablaremos mucho después. Si usted planea sanear la administración de su organización y retomar el rumbo, considere los siguientes puntos al realizar una junta o reunión de trabajo.

Avise por todos los medios posibles

Hasta finales de los años ochenta, la forma tradicional de informar al personal de la ocurrencia de una reunión, era a través de un memorando, con el paso del tiempo, los nuevos administradores creyeron que esta herramienta de comunicación, ya no era tan necesaria y simplemente la fueron desechando. Hoy en día, existe una gran variedad de vías de comunicación desde el correo electrónico, la intranet de la corporación, la mensajería instantánea, la pared de avisos, el sonido interno, los mensajes de texto, las herramientas colaborativas y las redes sociales. Al agotar todas estas posibilidades, usted ha cumplido con la tarea de comunicar a sus subordinados la ocurrencia de una reunión, ignorar estás posibilidad, lo deja en la época de las cavernas y genera huecos y ruidos en sus canales de comunicación.

Planifique la reunión

No importa que sea una reunión de último minuto, tómese un breve tiempo para planear la reunión, para hacer notas sobre el tema, realizar la orden del día, preparar adecuadamente las condiciones físicas del lugar de la reunión y tener a la mano la lista de los convocados o simplemente revisar el equipo que vaya a utilizar. Una reunión no planificada será aquella donde usted acabe repitiendo lo mismo una y otra vez mientras la gente bosteza con regularidad y más de uno de sus subordinados hace hasta lo imposible por no dormirse. No planear también le llevará a hacer promesas vacías que seguramente no serán consideradas importantes por usted, pero si por el personal, lo llevará a iniciar en muchas ocasiones con el pie izquierdo dando lugar a peleas, reclamos, quejas, griterío e incluso golpes. Además, podrá terminar sin los recursos que necesita para llevarla a cabo como equipo de cómputo, proyector, pintarrón, plumones, etc. Todo por no prever. Evítese desaguisados y haga las cosas con calma.

Distribuye los asientos de forma uniforme

Es esencial que tenga en cuenta que en un meeting, todos los asistentes son importantes, no cometa el error de hacer distinciones porque generará esa barrera de descontento, inconformidad y desconfianza por parte de los subordinados y de orgullo, fastidio y rechazo de parte de los altos directivos que tanto estorba a la hora de tomar decisiones importantes. Distribuya los asientos de forma uniforme. Un consejo muy efectivo, mezcle a cada uno de sus directivos entre sus subordinados, algunos se sentirán cohibidos, pero otros (los más valiosos) se sentirán respaldados

Proporcione el Coffe Break sin importar los convocados

Discriminatoriamente, muchos ejecutivos proporcionan el Coffe Break solo en aquellas reuniones donde al menos un alto directivo va a estar, otros tienen dos Breaks, el de calidad para los directivos y el barato para el personal. Tenga uno solo y úselo siempre, trate de que sea café de buena calidad y galletas de corte fino, la razón es que ese simple detalle genera en los asistentes la sensación de ser importantes y reconocidos por la organización, además de que evitará por mucho los chismes after-party del personal resentido. Aunado a eso, el café es un aroma inspirador para muchos, grandes obras se han creado bajo la influencia de una buena taza de café, y las galletas evitaran que algunos distraigan a otros con comentarios acerca de su necesidad de alimentación.

Tenga a la mano un resumen de los puntos a tratar

Nada es más molesto que asistir a una reunión donde el organizador no sabe ni que decir. Así que, antes de empezar – de preferencia uno o dos días antes – escriba un resumen de los puntos a tratar en la reunión, si puede distribuirlo junto a la orden del día entre los asistentes será mejor ya que de esa manera todos estarán enterados de la temática, incluso puede servir para que algunos de los asistentes puedan participar al tener un panorama más claro.

Sea breve y directo

No importa cuánto se vea tentado a convertir el meeting en la plataforma de lanzamiento de sus grandes ideas y pensamientos, la realidad es que dos minutos después de iniciada la reunión, la mayoría de los asistentes ya está deseando que termine. Sea breve, diga solo lo necesario y vaya “al grano”, no lance indirectas con el ánimo de provocar ni extienda demasiado sus reclamos. La gente aprecia a aquellos que tienen la virtud de ser concisos y usted se evitará molestias al observar a su personal repetidamente mirar el reloj. Si tiene problemas con esto, practique un discurso grande frente al espejo y luego vaya intentando reducir su contenido con cada nuevo intento.

No malgaste el tiempo de los demás

Algunas empresas muy a propósito, hacen sus meetings en horarios no laborales o días de descanso, obligando al personal a asistir bajo la premisa de sufrir una penalización en su salario. A mi parecer esta práctica no solo es una muestra de la falta de ética y moral, sino que debería estar penalizada bajo alguna fuerte sanción económica. El tiempo es un factor muy importante, no solo el de la organización, sino el de cada persona que lo integra, usted no sabe si su personal necesita ese tiempo que se le está robando para realizar algún movimiento importante como un trámite administrativo, un evento familiar especial, un curso de capacitación externo o simplemente necesita descansar y desintoxicarse un poco de la cansada vida laboral. Si a usted no le agrada que le hagan perder el tiempo, respete el tiempo de los demás.

Haga las reuniones solo para tratar asuntos importantes

Algunas reuniones se hacen para tratar temas increíblemente ridículos como el color que debe tener la nueva oficina del jefe o el hotel donde debe hospedarse cuando sale a un evento en representación de la compañía. Hay asuntos menores que no necesitan ser motivo de una reunión, usted debe tener un criterio lo suficientemente abierto para entender que esos detalles no son tan importantes como para movilizar personal. Tampoco es buena idea convocar a reunión a cada rato o convocar solo para regañar – o en la mayoría de los casos gritar groserías sin mayor provecho – por algún error cometido. En cuanto a la periodicidad de las reuniones, una por semana ya es hablar demasiado, así que no intente rebasar ese límite o fastidiará a su personal.

Trabaje por objetivos, no discuta cosas sin sentido

Algunas reuniones se estropean cuando los involucrados alargan una discusión sobre algún asunto que posiblemente ni se resuelva, en lugar de señalar culpables y abrir “mesas de mercado”, escuche propuestas, elija la más adecuada y trace objetivos para conseguirlo, las siguientes juntas deberían de servir de checklist de objetivos y planteamiento de nuevas propuestas con sus objetivos.

No las convierta en un “lavado de cerebro”

Ansiosos por esparcir sus ideas, algunos directivos crean su propia cultura organizacional basada en sus ideas, creencias religiosas, políticas y económicas. Esto no es malo mientras no se convierta en un dogma porque de ser así, generalmente las reuniones pasan a ser aburridos intentos de lavado de cerebro, donde se pretende convencer casi a la fuerza al personal de aceptar todo lo que el alto mando diga. Recuerde que ellos también piensan, y aunque le duela, algunos de ellos pueden llegar a pensar mucho mejor que usted, generalmente estos se convierten en disidentes que irradian descontento y que estorbaran en muchos planes. Sea inteligente, no intente convencerlos de esa manera, mejor reconozca sus logros y póngalos a trabajar en proyectos que valgan la pena.

Cite solo a los involucrados

No obligue a todos a estar presentes, habrá ocasiones en las que solo se requerirá la presencia de un departamento o incluso un reducido grupo de personas. Si solo convoca a los interesados, se avanzará mucho mejor en sus objetivos.

No las convierta en un campo de batalla

No entre a una reunión con el ánimo subido de tono o como popularmente se dice “después de comer gallo”, piense que entrar en ese estado de ánimo, perjudicará más de lo normal a su organización y terminará tomando decisiones precipitadas y erróneas de las que más adelante se va a arrepentir. Tampoco fomente las peleas entre departamentos, no confunda competitividad interna con pleito de barrio como muchos suelen hacerlo. Entre más espíritu de negociador, reconciliador y pacificador tenga, mejor le ira. Si tiene una querella con alguno de los participantes, no la externe en la reunión y tampoco responda a las provocaciones, resuelva la querella en un entorno más íntimo y con alguien neutral como árbitro del asunto.

Escuche, no solo hable

Muchos directivos tienen alma de orador y les encanta hablar por horas, es una práctica muy mala no solo porque aburre, sino porque se presta oídos sordos a las necesidades de los demás. Aprenda a escuchar y no externe una opinión hasta que no tenga suficientes fundamentos para ello, procurando ser siempre breve y conciso.

Abra un breve espacio

Deje un espacio para comentarios, preguntas, dudas, reconocimientos a los elementos valiosos, cumpleaños, aniversarios y otras celebraciones, es muy recomendable hacerlo a la mitad de la reunión porque sirve como relajación y distracción, además de que ayuda a que algunos ánimos se calmen, no lo haga si siente que el ambiente es demasiado hostil ya que en lugar de ayudar, muchos lo verán como un intento desesperado de desviar la atención.

Despídase de todos cortes y amablemente

No deje a nadie sin despedir personalmente y en forma cortes y amable, ese simple acto le evitará en gran medida las murmuraciones y chismes que surgen después de una reunión, además de que con eso demuestra interés sobre su personal.

Lo cierto es que usted necesitará siempre un momento de contacto humano e interdepartamental, la junta siempre debería ser ese hueco cálido en su organización donde en plan de camaradería se puede interactuar y compartir información en beneficio de la organización y TODOS sus involucrados. La siguiente tira de Dilbert ilustra perfectamente lo que sucede actualmente en muchos meetings (clic para agrandar)

¿Quiere usted caer en semejante situación siempre?

11 Consejos para NO arruinar una empresa

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Dentro del proceso administrativo, uno de los elementos con mayor misticismo y relevancia (aunque no siempre la debería tener) es la dirección; ella concentra en sí, a todo el conjunto de procesos, metodologías y estrategias que los líderes y directivos de las empresas deberían adoptar para administrar, así como representa la figura de máxima autoridad dentro de una organización. La dura realidad es que en la dirección de una empresa, es donde se cometen los errores más trascendentales y fatales, llegando a afectar a tal grado, que puede ocasionar la quiebra, cierre, despido masivo o hasta la cárcel de sus directivos. Sumado a esto, es además, donde se concentra el mayor odio, pues la mayoría de los empleados muestran descontento, enojo, frustración y todo un cúmulo de sentimientos en su mayoría negativos.

Lo curioso es, no que todo esto pase, sino el hecho de que la mayoría de los directivos no lo saben, o no lo entienden, o no lo quieren ver. La razón es muy simple, detrás de cada jefe, gerente, directivo, etc. Hay un ser humano que comete errores, pero cuyo orgullo no le permite darse “el lujo” de aceptarlo o simplemente jamás lo reconocerá ¿Qué podemos hacer? Desgraciadamente muy poco o nada mientras no exista aún un dispositivo para controlar la mente de las personas a distancia. Ahora me dirijo a usted, si usted que tiene un cargo medio o alto en una empresa, usted que piensa como muchos, crear su propia empresa y ser su propio jefe; para ustedes, una lista de consejos breves, sencillos y prácticos que le ayudarán a identificar esos errores que un directivo generalmente comete y que provocan las más perturbadoras sensaciones de odio y enemistad entre usted, su empresa, sus proveedores y por supuesto en mayor medida sus empleados.

1. Acepte que es humano y se puede equivocar: No hay nada más frustrante y destructor de animo en sus empleados, que un jefe que no reconoce sus errores. Deje de jugar a ser dios, acepte su responsabilidad, reconozca que se ha equivocado y tome medidas para contrarrestar el resultado de sus error en lugar de ocultarlo o echárselo a otro, esto le dará firmeza como líder, y se ganará el respeto de muchos de sus empleados.
2. No desfalque a la empresa: He trabajado en muchas empresas, donde el patrón llega muy temprano cada inicio de semana, y se lleva lo que encuentre en la caja chica, como resultado de está acción, muchas veces no se puede pagar a proveedores o apoyar a los empleados con algún préstamo. Me he encontrado en casos donde incluso la nómina se ha visto afectada. ¡No haga esto!, está usted afectando la reputación tanto interna como externa de su empresa, la imagen que con tanto sudor le ha costado construir. Por favor, no se asalte a usted mismo.
3. No quiera jugar al multiusos: Para ahorrarse unos cuantos pesos, muchos empresarios despiden a ciertos empleados o evitan contratar a alguien para una tarea que a veces puede ser crítica, aludiendo que ellos mismos lo pueden hacer, como por ejemplo, la página web de la empresa, la administración de la red interna, etc. He visto hasta gerentes, ¡haciéndola de su propia recepcionista! No se engañe, usted no puede con todo, necesita gente especializada que le entregará un trabajo de calidad, y no una chapuza como la que seguro le saldrá a usted por desconocer todo o en parte la labor, además, ejercer más de una función puede llevarlo a descuidar su puesto como administrador ¿En verdad le conviene descuidar el cuidado y vigilancia de su empresa solo por ahorrarse unas monedas?
4. No engañe a sus empleados: Muchas empresas le hacen muchas promesas a una persona cuando está entra a trabajar, la triste realidad es que la mayoría de ellas no se cumplen; he visto a gente altamente productiva renunciar frustrada de la empresa para la que trabajaban, porque nunca les cumplieron las promesas, eso incluye, promociones de puesto, aumentos de salario, capacitación, prestaciones, etc. Se que es delicado este tema, pero entre más honesto sea con sus empleados, mejor relación tendrá con ellos y le serán tan fieles, que hasta se sorprenderá de lo que ellos pueden llegar a hacer por la empresa cuando se les trata con claridad y se les dice la verdad desde el principio.
5. No Juegue con el salario de su personal: Este es un tema polémico. La terrible desgracia es que siempre, siempre hay un gerente / jefe / directivo / propietario que juega con los salarios de su personal, les hace recortes, emplea trucos contables para desfavorecerlos por su avaricia de pagar menos impuestos. El mayor problema de los empresarios es que siempre quieren ahorrar dinero, todo lo quieren ver como gasto, y entre más gasto recorten, mejor. Esta política, en realidad no es siempre la mejor, pues no sólo provoca descontento en su personal, sino da pie a que la empresa sea defraudada por sus propios mandos inferiores que al ver su ejemplo harán exactamente lo mismo en otras áreas. Recuerde está regla de oro, la paga de sus empleados es sagrada, téngala siempre a tiempo y sin sorpresas y le serán fieles y comprometidos.
6. No haga juntas demasiado extensas o sin razón: Contrario a lo que usted piensa, el empleado promedio odia las juntas, las aborrece. Justo después de salir de una junta, cuando usted piensa que ha logrado motivar a sus empleados o que ha pronunciado un gran discurso que será recordado por generaciones en la empresa, la realidad es que sus empleados estarán rezongando y renegando de ello, comentaran de lo aburrido que fue, de lo mucho que usted habla y de cuanto quisieran que se callase y seguramente le recordaran a su madre y quizá hasta al resto de su descendencia. Sea breve en las juntas, y si no son importantes, bueno, para eso existe el correo electrónico, los memorandos, la mensajería interna, etc.
7. No haga recortes absurdos y excesivos: En plena época de recesiones, muchos sienten la necesidad de recortar gastos, piense, ¿cuales son los gastos que realmente se deben recortar? Muchos gerentes recortan absurdamente el gasto de la papelería, pero abusan de los gastos para viáticos e incentivos que ellos mismos se otorgan, tampoco atormente a sus empleados con esto. En una ocasión me tocó ver al gerente de una empresa, correteando a sus empleados con el recibo de la luz en la mano, exigiéndoles que ahorraran en corriente electrica. Mi punto es, ¿Al empleado realmente le importa? La realidad es que no (aunque usted se engañe diciendo que sí), si se ve en la necesidad de hacer recortes, analice cuales gastos son innecesarios, que alternativas tienen que no supongan bajar demasiado la calidad en los suministros de la empresa (papelería, consumibles, gastos de operación, etc.), cuales son importantes y no hay prácticamente forma de eliminar o reducir. Con la lista en mano, haga un memorando informando las medidas a tomar sin comunicar cifras. Incluso puede ofrecer un pequeño incentivo al empleado más ahorrador que tampoco esté expresado necesariamente en números sino en especie
8. No cargue sus gastos personales a la contabilidad de la empresa: Quizá en este punto muchos se sientan ofendidos, he visto a gerentes pagar el vestido de su esposa, el reloj de cumpleaños para su amante o el carro último modelo para el hijo con la chequera de la empresa. No haga esto, de nuevo está robando a la empresa, usted debe recordar que su empresa es una persona ante la ley, y por lo tanto, también tiene gastos y necesidades, cargándole los suyos, solo la agobia fiscalmente, y al final, tendrá que hacerle frente a un auditor un día de estos.
9. Planifique, nunca improvise: Hace algunos años atrás estuve en una junta directiva, se nos proporcionó el documento para la planificación del 2007, totalmente en blanco. Entonces el nuevo gerente se acerco a nosotros, tomó la planificación del 2006, la lanzó lo más lejos posible y nos preguntó: “¿Hasta donde quieren crecer este año?” acto seguido, nos invito a escribir las cifras que nosotros pensáramos y a elegir la que de entre todos fuera la mejor. Esto no puede sucederle a una empresa seria. La planificación es el pilar de su crecimiento a lo largo de todo un periodo, no pude inventarse cifras o en el peor de los casos malabarear con ellas, no puede no tener una planificación escrita. Desgraciadamente muchas empresas son administradas a la deriva y se estrellan contra el iceberg de la quiebra porque sus directivos no planifican, y lo que es más, la mayoría de ellos, no lo considera importante. Cómo resultado del método absurdo que este hombre siguió, la empresa tuvo que cerrar 3 sucursales ese año, dos más al siguiente y actualmente su puesto está en peligro. No sea ingenuo, no llegará a ningún lado sin una planificación.
10. No abuse de los cursos de superación personal: Esta de moda en estos días que las empresas envíen a sus empleados a tomar cursos de superación personal. Literalmente, yo estoy en contra no de estos cursos, sino de muchos de los métodos que usan y de la dudosa “experiencia” de muchos de sus instructores. Pero yendo al tema, he notado que esto también lo han usado muchos empresarios como un arma de presión, “Tienes que dar lo mejor de tí, y no te debe importar si te pago o no por ello, ¿qué no eres profesional?” fue lo que le escuche decir a un jefe de marketing a uno de sus subordinados, corríjanme si me equivoco, pero la esclavitud se acabo hace mucho tiempo, ¿O no? La superación de una persona, no está peleado con la remuneración económica que esta deba recibir por su esfuerzo diario, no es un estandarte de las empresas para pagar menos y exigir más.
11. No tome decisiones con los sentimientos: Está quizá es la parte más difícil, el problema es que muchos gerentes y jefes de personal despiden a alguien porque no les cayo bien, no le obedeció en su capricho y ¿por qué no decirlo? No se sometió a sus deseos (que pueden hasta incluir algunos de índole sexual). Cuando tomamos decisiones basadas en los sentimientos y no en la razón, estamos más propensos a cometer errores brutales que pueden llevarnos a un escándaloso y costoso lío legal, financiero o personal, si va a tomar una decisión, en lo posible razone primero, si tiene alguien con quien consultarlo, hágalo, recuerde que usted no lo sabe todo y quizá alguien tenga una mejor solución que la suya, y si es el caso, no se olvide de reconocer la idea de esa persona.

Hasta aquí termino de citar algunos de los consejos para NO arruinar una empresa, estos son resultado tanto de mi larga vida laboral como de la experiencia de otras personas que han influenciado fuertemente en mi modo de tomar acciones y decisiones, se que es posible que no logre recordarlas todas o que cometa errores. Despreocúpese, haga lo mejor que pueda tratando siempre de seguir la mayor cantidad de ellos y todo estará bien.